Préparez-vous à relever le défi ultime : organiser un événement professionnel en seulement 72 heures ! Adrénaline, créativité en ébullition et esprit d’équipe sont à leur apogée. Avec une planification minutieuse, une exécution rapide et une équipe dévouée, transformez l’impossible en possible. Plongez dans notre guide détaillé et découvrez comment créer un événement inoubliable en un temps record, sans sacrifier la qualité.
Prêts à faire des étincelles ? Voici notre feuille de route en 7 étapes !
Quels types d’événements professionnels peut-on organiser en 72 h ?
Ces formats courts permettent de se concentrer sur l’essentiel : le message, l’expérience et l’impact.
- des réunions stratégiques
- des séminaires de direction
- des afterworks
- un cocktail déjeunatoire
- des lancements produits en petit comité
- des conférences de presse
Pourquoi organiser un événement professionnel en 72 h ?
Organiser un événement professionnel en 72 heures peut être nécessaire pour plusieurs raisons. Par exemple, une opportunité de dernière minute, une annonce importante ou un besoin urgent de renforcer les relations avec les clients. Quelle que soit la raison, il est crucial de rester focus et organisé pour maximiser l’impact de votre événement. Une boîte d’événementiel est alors toute désignée pour vous accompagner !
Événement BtoB : des avantages pour toutes les parties
Un événement corporate bien organisé offre de nombreuses opportunités. Il permet de renforcer l’image de marque, d’engager les employés, de fidéliser les clients et de créer des opportunités commerciales. En organisant un événement en 72 heures, vous démontrez également la réactivité et l’efficacité de votre entreprise.
Evénement corporate : assurer une expérience mémorable pour tous
L’expérience de vos convives est un élément essentiel à la réussite de votre événement. Veillez à ce qu’ils se sentent valorisés et impliqués tout au long de l’événement, car une expérience forte renforcera l’empreinte et la fidélité de vos parties prenantes à votre événement.
- Accueillez vos invités chaleureusement dès leur arrivée. Assurez-vous qu’ils se sentent à l’aise et bienvenus. Fournissez-leur toutes les informations nécessaires, telles que le programme de l’événement et les instructions pour les différentes activités.
- Engagez vos invités tout au long de l’événement. Encouragez-les à participer aux activités, à poser des questions et à échanger avec les autres invités. Assurez-vous que vos invités se sentent impliqués et valorisés.
- Remerciez vos invités à la fin de l’événement. Envoyez-leur un message de remerciement personnalisé et demandez-leur de partager leurs retours. Assurez-vous que vos invités se sentent appréciés et écoutés.
Étape 1 : définir les objectifs de l’événement
Que souhaitez-vous accomplir ? S’agit-il de lancer un nouveau produit, de renforcer les relations avec les clients, ou de célébrer une réussite ? Définir des objectifs précis vous aidera à rester concentré et à prendre des décisions éclairées tout au long du processus.
Pour ce faire, utilisez la méthode SMART ! Vos objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels. Par exemple, si votre objectif est de lancer un nouveau produit, assurez-vous qu’il soit réalisable en 72h et mesurable par des indicateurs clés de performance.
Étape 2 : choisir la date et le lieu
La date de votre événement est cruciale. Évitez les périodes de vacances, les jours fériés et les week-ends. Assurez-vous également que la date choisie ne coïncide pas avec d’autres événements majeurs dans votre secteur ! Enfin, elle doit être suffisamment proche pour respecter le délai de 72 heures, mais aussi suffisamment éloignée pour permettre aux participants de s’organiser. Bref, un petit casse-tête !
Le choix du lieu est tout aussi important. Optez pour un endroit facilement accessible, avec des options de transport et de stationnement. Assurez-vous que le lieu dispose de toutes les commodités nécessaires, telles que des salles de réunion, des équipements audiovisuels et des espaces de réseautage.
Critères de sélection du lieu :
- Capacité : la salle louée doit pouvoir accueillir tous vos invités confortablement
- Localisation : un emplacement central et facile d’accès est idéal !
- Équipements : vérifiez la disponibilité des équipements nécessaires (Wi-Fi, projecteurs, matériels de son, etc.)
- Ambiance : choisissez un lieu atypique à Paris qui reflète l’image de votre entreprise et l’objectif de l’événement
Étape 3 : établir un budget prévisionnel
Un budget bien défini est essentiel pour éviter les dépenses imprévues ! Listez toutes les dépenses potentielles, telles que la location du lieu, la restauration, les équipements, la communication et les aléas. Assurez-vous de prévoir une marge de manœuvre pour les dépenses inattendues.
Éléments à inclure dans le budget :
- Location du lieu
- Restauration et boissons
- Équipements audiovisuels
- Communication et marketing
- Personnel et sécurité
- Imprévus
Étape 4 : planifier la logistique
La logistique événementielle est l’épine dorsale de votre événement. Elle inclut la gestion des invitations, la coordination des intervenants, la préparation des supports de communication et la gestion des imprévus. Une planification minutieuse de la logistique garantira le bon déroulement de votre événement.
Gestion des invitations
Créez une liste d’invités et envoyez les invitations dès que possible. Utilisez des outils de gestion des invitations (type Doodle) pour suivre les réponses et envoyer des rappels. Assurez-vous d’inclure toutes les informations nécessaires, telles que la date, l’heure, le lieu et le programme de l’événement.
Coordination des intervenants
Si votre événement inclut des intervenants, assurez-vous de coordonner leurs interventions. Préparez un programme détaillé avec les horaires de chaque intervention. Communiquez régulièrement avec les intervenants pour vous assurer qu’ils sont prêts et disponibles.
Préparation des supports de communication
Préparez tous les supports de communication nécessaires, tels que les présentations, les brochures, les affiches et les badges. Aussi, assurez-vous que tous soient cohérents avec l’image de marque de votre entreprise et l’objectif de l’événement. Pensez également à une soirée à thème pour plus d’originalité et un branding décontracté !
Étape 5 : communiquer efficacement
La communication est essentielle pour assurer le succès de votre événement. Utilisez tous les canaux disponibles pour promouvoir votre événement et engager vos invités. Une communication efficace garantira une participation maximale et renforcera l’impact de votre événement.
Utiliser les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont des outils puissants pour promouvoir votre événement. Créez des publications attrayantes et engageantes sur vos plateformes sociales. Utilisez des hashtags pertinents pour augmenter la visibilité de votre événement. Enfin, encouragez vos invités à partager les publications et à utiliser les hashtags de l’événement.
Nota Bene : Pensez à recruter un professionnel de la vidéo pour capturer chaque instant !
Employer des influenceurs
Les influenceurs peuvent vous aider à augmenter la visibilité de votre événement. Collaborez avec des influenceurs pertinents dans votre secteur pour promouvoir votre événement sur leurs plateformes. Assurez-vous que les influenceurs sont alignés avec l’image de marque de votre entreprise et l’objectif de l’événement.
Post-événement : envoyer des newsletters
Les newsletters sont un excellent moyen de rappeler l’événement à vos invités (souvenirs, souvenirs…), partager avec les absents et de continuer à communiquer auprès de vos clients. Vous pouvez aussi envoyer des newsletters avec des mises à jour sur l’événement, des informations sur les intervenants et des rappels importants.
Étape 6 : Préparer le lieu de l’événement
La préparation du lieu de l’événement est cruciale pour garantir une expérience mémorable pour vos invités. Assurez-vous que le lieu est prêt à accueillir vos invités et que tous les équipements nécessaires sont en place. Une préparation minutieuse du lieu garantira le bon déroulement de votre événement.
Aménagement du lieu
Aménagez le lieu en fonction de l’objectif de l’événement. Créez des espaces dédiés pour les différentes activités, telles que les présentations, les ateliers, les pauses, la piste de danse et le réseautage. Assurez-vous que l’aménagement est fonctionnel et esthétique !
Installation des équipements
Installez tous les équipements nécessaires, tels que les projecteurs, les écrans, les micros et les systèmes de sonorisation. Assurez-vous que tous les équipements sont en bon état de fonctionnement et prêts à être utilisés. Auquel cas, faites appel à une régie !
Décoration du lieu
Décorez le lieu en fonction de l’image de marque de votre entreprise et de l’objectif de l’événement. Utilisez des éléments visuels attrayants, tels que des bannières, des affiches et des décorations florales. Assurez-vous que la décoration est cohérente et professionnelle.
Nota Bene : Ou sinon, prenez l’autre versant et optez pour un événement hors de sentiers battus et en extérieur ! Organiser une garden party s’avère judicieux à l’arrivée des beaux jours : pensez-y !
Étape 7 : gérer les imprévus
Ils sont inévitables et il est essentiel de prévoir des plans de secours pour gérer les imprévus et garantir le bon déroulement de votre événement ! Une gestion proactive (ou l’accompagnement d’une agence haut de gamme spqécialisée) vous permettra de rester calme et concentré.
Prévoir des plans de secours
Préparez des plans de secours pour les différents scénarios possibles, tels que les retards, les annulations et les problèmes techniques. Assurez-vous que votre équipe est informée des plans de secours et prête à intervenir en cas de besoin.
Communiquer avec l’équipe
Communiquez régulièrement avec votre équipe pour vous assurer que tout se déroule comme prévu. Encouragez vos collaborateurs à signaler les problèmes dès qu’ils surviennent et à proposer des solutions. Une communication efficace garantira une gestion proactive des imprévus !
IDF événements : l’agence événementielle des professionnels
- Expertise et expérience : IDF événements dispose d’une expertise reconnue dans l’organisation d’événements professionnels. Avec une équipe expérimentée et dédiée, IDF événements vous garantit un événement réussi et mémorable.
- Gain de temps et d’efficacité : Notre équipe s’occupera de tous les aspects de l’organisation de votre événement, vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier. De la logistique événementielle jusqu’au service de conciergerie événementielle pour le jour J…
- Personnalisation et créativité : Que ce soit pour la location d’un lieu d’exception, la décoration, les animations ou les activités, IDF événements saura répondre à vos attentes et surprendre vos invités.
Organiser un événement professionnel en 72 heures est un défi ambitieux, mais réalisable ! Avec une planification rigoureuse, une exécution rapide, une équipe dédiée et un professionnel du métier à vos côtés !
Via les services d’une agence spécialisée, vous renforcez l’image de marque de votre entreprise, engagez vos invités et ouvrez de nouvelles opportunités.
Pour un événement réussi, faites appel à notre équipe !